Cả loạt bài này viết về những nơi bạn đi tới. Bài này viết về nơi bạn đi ra — và nó có một lý do rất thực dụng: có một nhóm giấy tờ và một nhóm việc mà làm ở trong nước thì đơn giản, còn làm từ nước ngoài thì tốn gấp nhiều lần thời gian và tiền.
Người đi rồi mới biết mình thiếu thường phải nhờ người nhà chạy giúp, chờ chuyển phát quốc tế, rồi vẫn phải hợp pháp hoá thêm một vòng. Danh sách dưới đây là để bạn không rơi vào vòng đó — và nó cũng dùng được cho người đang chuẩn bị trở về.
Nhóm giấy tờ nên làm trước khi đi
- Lý lịch tư pháp. Rất nhiều hồ sơ ở nước ngoài — xin việc, xin cư trú, xin giấy phép hành nghề — yêu cầu giấy này, và xin từ nước ngoài phức tạp hơn nhiều. Hỏi cơ quan có thẩm quyền về loại phù hợp với mục đích của bạn.
- Bản sao có chứng thực của giấy khai sinh, giấy đăng ký kết hôn và các giấy tờ hộ tịch khác. Làm vài bản, vì nhiều thủ tục giữ lại bản đã nộp.
- Bằng cấp, bảng điểm và chứng chỉ nghề, cùng bản dịch công chứng sang thứ tiếng bạn sẽ dùng.
- Và hồ sơ y tế: sổ tiêm chủng, tóm tắt tiền sử bệnh, đơn thuốc dài ngày có tên thuốc gốc — nhẹ, rẻ, và rất hữu ích khi bạn phải khám ở nơi không ai biết mình.
Hợp pháp hoá và công chứng: hỏi trước khi làm
- Nhiều nước yêu cầu giấy tờ Việt Nam phải qua một bước xác nhận nữa thì mới dùng được, và tên gọi cùng trình tự của bước ấy khác nhau tuỳ nước nhận.
- Hỏi cơ quan có thẩm quyền của nước bạn sẽ tới về đúng trình tự họ chấp nhận, rồi mới đi làm — làm sai thứ tự thì phải làm lại từ đầu.
- Hỏi luôn bản dịch phải do ai dịch, vì có nơi chỉ chấp nhận bản dịch của đơn vị được chỉ định.
- Và giữ cả bản gốc lẫn bản đã hợp pháp hoá, mỗi thứ một bộ, đừng gộp vào một chỗ.
Đây là chỗ tốn thời gian nhất và cũng là chỗ dễ làm hỏng nhất. Một cuộc hỏi trước khi làm tiết kiệm cho bạn cả tháng chờ đợi sau này.
Tài chính, nghĩa vụ và uỷ quyền
- Hỏi ngân hàng của bạn về việc dùng thẻ ở nước ngoài, về hạn mức và về phí, và hỏi cách xử lý nếu thẻ bị khoá khi bạn ở xa.
- Rà lại các nghĩa vụ đang có — hợp đồng, khoản vay, bảo hiểm, thuế — và hỏi bên liên quan cách xử lý trong thời gian bạn ở nước ngoài.
- Cân nhắc uỷ quyền cho người nhà với phạm vi rõ ràng, để họ làm được việc cần khi bạn không có mặt. Hỏi công chứng viên hoặc luật sư về hình thức và phạm vi cho đúng.
- Và giữ một khoản dự phòng bạn dùng được ngay, không phụ thuộc vào một kênh duy nhất.
Khi bạn đã ở nước ngoài
- Liên hệ cơ quan đại diện Việt Nam tại nơi bạn ở để biết cách đăng ký công dân và cách được hỗ trợ khi cần — đây là việc bình thường, nên làm sớm chứ không đợi tới lúc có chuyện.
- Giữ bản sao giấy tờ ở hai nơi: một ở người nhà tại Việt Nam, một chỗ bạn truy cập được từ xa khi mất hành lý và điện thoại.
- Theo dõi hiệu lực hộ chiếu bằng công cụ hiệu lực hộ chiếu, và hỏi trước cách gia hạn hoặc cấp lại từ nơi bạn ở.
- Và thống nhất với nhà một mốc báo tin cố định cùng một người đầu mối duy nhất.
Khi trở về: ba việc dễ quên
- Giấy tờ do nước ngoài cấp cho bạn — bằng cấp, giấy xác nhận công tác, giấy tờ hộ tịch — thường cần một bước xác nhận trước khi dùng ở Việt Nam. Hỏi cơ quan có thẩm quyền về trình tự, và làm trong lúc còn ở nước đó thì dễ hơn nhiều.
- Công nhận bằng cấp nước ngoài là một thủ tục riêng — hỏi cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam trước khi bạn cần dùng bằng, không phải lúc đang cần.
- Hồ sơ y tế và bảo hiểm của quãng thời gian ở nước ngoài nên mang về dạng có thể đọc được, cùng bản dịch nếu cần.
- Và giữ lại giấy tờ chứng minh thời gian bạn ở đâu, vì nhiều thủ tục về sau hỏi tới nó.
Kiểm gì trước khi bay
- Lý lịch tư pháp đúng loại, và các bản sao chứng thực giấy tờ hộ tịch.
- Bằng cấp, bảng điểm, chứng chỉ cùng bản dịch đúng yêu cầu của nước nhận.
- Trình tự hợp pháp hoá — hỏi nước nhận trước khi làm.
- Ngân hàng, nghĩa vụ đang có, và uỷ quyền nếu cần.
- Hồ sơ y tế, bản sao giấy tờ ở hai nơi, và hiệu lực hộ chiếu.
Mọi điều kiện cụ thể đổi theo thời gian và theo từng trường hợp. Trang này mô tả cấu trúc: hỏi cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam cho giấy tờ trong nước và công nhận bằng, hỏi cơ quan có thẩm quyền của nước bạn tới cho trình tự họ chấp nhận, hỏi cơ quan đại diện Việt Nam khi đã ở nước ngoài, hỏi ngân hàng và luật sư cho phần tài chính và uỷ quyền — rồi dừng ở đó.
Vì sao phải làm giấy tờ trước khi đi?
Vì có một nhóm giấy tờ mà làm ở trong nước thì đơn giản, còn làm từ nước ngoài thì tốn gấp nhiều lần: phải nhờ người nhà, chờ chuyển phát quốc tế, rồi vẫn phải hợp pháp hoá thêm một vòng. Lý lịch tư pháp và các bản sao chứng thực là hai nhóm hay thiếu nhất.
Hợp pháp hoá giấy tờ thì hỏi ai trước?
Hỏi cơ quan có thẩm quyền của nước bạn sẽ tới về đúng trình tự họ chấp nhận, rồi mới đi làm — làm sai thứ tự thì phải làm lại từ đầu. Hỏi luôn bản dịch phải do ai dịch, vì có nơi chỉ chấp nhận bản dịch của đơn vị được chỉ định.
Đã ở nước ngoài rồi thì nên làm gì sớm?
Liên hệ cơ quan đại diện Việt Nam tại nơi bạn ở để biết cách đăng ký công dân và cách được hỗ trợ khi cần — đây là việc bình thường, nên làm sớm chứ không đợi tới lúc có chuyện. Và giữ bản sao giấy tờ ở hai nơi.
Khi về nước cần chuẩn bị gì?
Giấy tờ do nước ngoài cấp thường cần một bước xác nhận trước khi dùng ở Việt Nam, và làm trong lúc còn ở nước đó thì dễ hơn nhiều. Công nhận bằng cấp nước ngoài là thủ tục riêng — hỏi trước khi bạn cần dùng bằng. Và giữ giấy tờ chứng minh thời gian bạn ở đâu.
